Razlika med vodjo pisarne in tajnico.

Vsako leto število mest, ki jih uvajajo sodobna podjetja, nenehno narašča. Če so se pred nekaj desetletji skoraj vsi administrativni delavci imenovali sekretarji, je danes beseda "manager" postala veliko bolj priljubljena beseda. Dovolj je, da mu dodate ustrezno predpono, da določite odgovornosti zaposlenega. Vodje kadrov, vodje oglaševanja, vodje storitev za stranke, vodje promocije blagovnih znamk, vodje prodaje - ta seznam se lahko nadaljuje v nedogled. Govorili bomo o poklicu, katerega uradne funkcije so za mnoge skrivnost za sedmimi pečati.

Opredelitve

Vodja pisarne je zaposleni v podjetju, ki je odgovoren za tekoče delo urada. Ta položaj je vodstveni. Zaposleni postane nekakšen posrednik med navadnim osebjem, šefi in včasih strankami. Menedžerji so odgovorni tudi za pisarniško delo, dobavo pisarne s pisalnimi potrebščinami in drugim potrošnim materialom, nadzor nad delovnim stanjem opreme in različnimi tajniškimi nalogami. Slednje vključujejo registracijo korespondence, vodenje evidenc klicev, organizacijo sestankov, obiskovalcev sestankov itd. V velikem podjetju je lahko v njihove oddelke dodeljenih več vodstvenih delavcev. Povpraševanje po takih strokovnjakih je precej veliko. Kandidati za to prosto delovno mesto morajo imeti kompetenten govor, spretnosti vodenja pisarne, znanje računalnika in veliko hitrost tiskanja ter izkušnje pri administrativnem delu.

Sekretar je pisarniški delavec s široko paleto odgovornosti. Je glavni pomočnik in desna roka vodje. Zaposleni sprejema telefonske klice in se srečuje z obiskovalci, rešuje organizacijska vprašanja, načrtuje delovni čas vodje in se ukvarja s pisarniškim delom. Danes so za tajnice postavljene precej visoke zahteve. Biti morajo odgovorni, izvršni, družabni, natančni, imeti znanje računalnika in tujih jezikov. Izraz "tajnik" izhaja iz latinskega "skrivnost". V starem Rimu je bilo to ime moških zaupnikov. Tajniki na kraljevskih sodiščih niso le zapisovali odlokov, ampak so pogosto tudi v svojih rokah skoncentrirali veliko moči. Z izumom pisalnega stroja je poklic postal bolj ženski kot moški.

Primerjava

Vsako resno in dovolj veliko podjetje ima oba zaposlena v svojem osebju. Vodja nadzoruje delo pisarne in ji zagotavlja potrebno gradivo, spremlja stanje tehnologije in vzpostavlja komunikacijo med zaposlenimi in vodjo. V nekaterih organizacijah je odgovoren tudi za komunikacijo s strankami. Medtem ko sekretar opravlja osebne naloge upravnika in je njegov glavni pomočnik. Dohodne klice preusmerja na nadrejene, organizira sestanke, pripravlja potrebno dokumentacijo. Glavna razlika med vodjo pisarne in tajnico je v tem, da prva velja za vodjo. Podrejen je administrativnemu osebju, katerega delo mora usklajevati zaposleni. Medtem ko se sekretar ne more pohvaliti s takšnimi pooblastili. Podrejen je vodji in pogosto nima pravice do samostojnega odločanja.

Če je vodja urada organizator, se za tajnika šteje tajnik. Naloge prvega lahko razdelimo na vodstvene, upravne, gospodarske, kontrolne in poročevalske. Medtem ko so odgovornosti tajnic veliko ožje. Kljub temu so zahteve zanje strožje. Ker je tajnik desna roka vodje, mora ustrezati vsem idejam šefa o idealnem pomočniku. Zato bi moral takšen zaposleni, relativno gledano, biti sposoben skuhati okusno kavo in zavezati kravato. Kar zadeva vodjo pisarne, jo lahko prevzame vsaka izobražena in družabna oseba, ki ima znanje dela z osebnim računalnikom in zna ravnati s pisarniško opremo.

Če povzamem, kakšna je razlika med vodjo pisarne in tajnico.