Como fazer um inventário?

Muitos iniciantes se perguntam como fazer um inventário. Para evitar complicações e possíveis erros na execução deste trabalho árduo, você deve estudar detalhadamente o arcabouço regulatório relacionado às questões de estoque, entender o conceito, a essência e a finalidade do estoque, e também investigar o procedimento para conduzi-lo.

O que é inventário

No âmbito do inventário, entende-se a verificação de bens e passivos, que é realizada para garantir a exatidão das informações contábeis e de reporte. No processo de realização de um inventário, pessoas autorizadas coletam, analisam e confirmam a disponibilidade dos documentos e objetos de propriedade necessários.

Objetivos do inventário

Dentre as principais finalidades para as quais o inventário é direcionado, cabe destacar o seguinte:

1. confirmação da presença de bens para garantir a sua segurança;
2. identificação da presença de objetos não contabilizados;
3. esclarecimento da quantidade e natureza dos recursos materiais e de produção que foram usados ​​nas atividades de produção;
4. comparação de dados sobre a disponibilidade de objetos imobiliários em espécie com informações relacionadas aos resultados da contabilidade sintética e analítica, por exemplo, informações sobre faltas ou sobras encontradas;
5. verificar a exatidão e integralidade da preparação dos documentos contabilísticos;
6. verificar a avaliação das mercadorias e dos recursos materiais, levando em consideração seu preço e condição de mercado;
7. Verificar a conformidade dos procedimentos de movimentação de fundos e de utilização de ativos intangíveis com as regras estabelecidas pela legislação nacional.

Itens do inventário

A lista de itens sujeitos a inspeção inclui:

• propriedade de uma pessoa jurídica;
• ativos intangíveis e outros;
• ativos fixos;
• dinheiro;
​​
• propriedade alugada e armazenada;
• propriedade que, por qualquer motivo, não foi contabilizada.

Quando um inventário é obrigatório

É importante que os funcionários de uma organização saibam não apenas como conduzir adequadamente um inventário, mas também quando é necessário. Entre os fundamentos legais para a realização de um inventário, o legislador inclui circunstâncias como:

• mudança de pessoas financeiramente responsáveis;
• o início do período de relatório anual;
• identificação do fato do furto;
• busca de informações sobre a presença de fraude ou danos à propriedade da empresa;
• reorganização de uma pessoa jurídica;
• liquidação da organização;
• o início de um desastre natural, incêndio ou outra emergência.

Métodos para a realização de um inventário

As organizações que precisam manter registros de ativos imobiliários e fundos podem conduzir um inventário total ou parcial.

Peculiaridades do estoque parcial

O modo de estoque parcial pode ser usado pelos funcionários da organização se eles precisarem esclarecer os dados associados às informações contábeis para uma seção separada de uma loja ou depósito. Também é utilizado quando é necessário eliminar discrepâncias entre os saldos reais das mercadorias e os saldos registrados na base de informações.

A contabilidade parcial pode ser efetuada pelos empregados durante o horário de trabalho. No processo de verificação, elaboram a especificação da lista de estoque, onde lançam os saldos contábeis de cada item da mercadoria.

Especificações do procedimento para a realização de um inventário completo Um inventário completo é necessário se a organização cessar completamente as suas atividades comerciais. No inventário e nos extratos, são registrados os dados sobre os restos das mercadorias no depósito.

Esta verificação deve ser realizada fora do horário de expediente. A seleção correta do período para a realização das ações contábeis permitirá que os funcionários evitem interrupções indesejadas no trabalho. As lojas geralmente fazem o inventário pela manhã antes da abertura ou à noite. Se a gama de produtos for ampla o suficiente, é recomendável realizar uma contabilidade de mercadorias separada para cada departamento comercial.

Regras para fazer o inventário

Os especialistas responsáveis ​​pela realização de ações contábeis que desejam descobrir como fazer um inventário devem estudar as regras básicas para a contabilidade de bens e fundos. Essas regras devem incluir a obrigação de um especialista verificar previamente os estoques, cartões de inventário, livros de inventário, registros, passaportes técnicos, documentos de ativos fixos. Se algum dos papéis mencionados estiver faltando, será necessário providenciar o seu registro oportuno.

Após examinar os objetos do inventário, a comissão registra suas características em inventários especiais. O nome, a finalidade, os números, os indicadores e o grau de desgaste dos objetos devem ser registrados da forma mais completa e precisa possível. Se forem detectados erros nos documentos contábeis, os responsáveis ​​devem anotá-los na lista de inventário. É importante acompanhar a fixação de objetos que não foram registrados anteriormente.

Fases do inventário

Preparação do sistema de contabilidade

A primeira fase da contabilidade envolve a escolha do período do inventário, que deve ser determinado com base no tempo da carga mínima da organização. Ao conduzir a contabilidade, é importante excluir a mistura de estoques de commodities.

Recontagem de mercadorias

O recálculo deve ser feito de forma rápida e precisa. Recomenda-se o uso de códigos de barras que permitirão identificar com precisão as mercadorias. Os funcionários que contam as mercadorias podem ser divididos em 2 grupos. O primeiro grupo estará ocupado recontando objetos e etiquetando códigos de barras, e o segundo estará envolvido em escanear códigos de barras e inserir informações sobre quantidades de mercadorias em documentos legais.

Análise dos resultados contabilísticos

Os funcionários verificam a existência de discrepâncias nos saldos das existências. Verifique os dados de furto nas sobras. Uma recontagem de controle também é realizada. Se durante a verificação discrepâncias forem identificadas, um inventário incompleto adicional deve ser atribuído. Essa verificação revelará os motivos e a extensão exata das discrepâncias.