Różnica między kierownikiem biura a sekretarką.

Liczba stanowisk wprowadzanych przez nowoczesne firmy systematycznie rośnie z roku na rok. Jeśli kilkadziesiąt lat temu prawie wszystkich pracowników administracyjnych nazywano sekretarkami, dziś słowo „kierownik” stało się znacznie bardziej popularnym słowem. Wystarczy dodać do niego odpowiedni prefiks, aby zdefiniować obowiązki pracownika. Menadżerowie personalni, managerowie reklamy, managerowie obsługi klienta, managerowie promocji marki, managerowie sprzedaży – ta lista może być kontynuowana w nieskończoność. Porozmawiamy o zawodzie, którego oficjalne funkcje dla wielu są tajemnicą za siedmioma pieczęciami.

Definicje

Kierownik biura jest pracownikiem firmy odpowiedzialnym za bieżącą pracę biura. To stanowisko kierownicze. Pracownik staje się swego rodzaju pośrednikiem między zwykłymi pracownikami, szefami, a czasem klientami. Kierownicy są również odpowiedzialni za pracę biurową, zaopatrywanie biura w artykuły papiernicze i inne materiały eksploatacyjne, kontrolę stanu pracy sprzętu oraz różne obowiązki sekretarskie. Te ostatnie obejmują rejestrację korespondencji, prowadzenie ewidencji rozmów telefonicznych, organizowanie spotkań, gości na spotkania itp. W dużej firmie do swoich działów może być przypisanych kilku kierowników biur. Zapotrzebowanie na takich specjalistów jest dość duże. Kandydaci na to stanowisko muszą posiadać umiejętność posługiwania się językiem angielskim, umiejętności zarządzania biurem, znajomość komputerów i szybkiego pisania na klawiaturze oraz doświadczenie w pracy administracyjnej.

Sekretarka jest pracownikiem biurowym o szerokim zakresie obowiązków. Jest głównym asystentem i prawą ręką przywódcy. Pracownik odbiera telefony i spotyka się z gośćmi, rozwiązuje sprawy organizacyjne, planuje godziny pracy szefa, zajmuje się zarządzaniem pracą biurową. Na sekretarzy nakłada się dziś dość wysokie wymagania. Muszą być odpowiedzialni, wykonawczy, towarzyski, dokładni, znać komputer i języki obce. Sam termin „sekretarka” pochodzi od łacińskiego „sekret”. W starożytnym Rzymie tak nazywali się powiernicy płci męskiej. Sekretarze na dworach królewskich nie tylko spisywali dekrety, ale też często skupiali w swoich rękach dużą władzę. Wraz z wynalezieniem maszyny do pisania zawód ten zaczął być uważany za bardziej kobiecy niż męski.

Porównanie

Każda poważna i wystarczająco duża firma ma obydwa te stanowiska wśród swoich pracowników. Kierownik kontroluje pracę biura i dostarcza mu niezbędne materiały, monitoruje stan technologii i nawiązuje komunikację między pracownikami a kierownikiem. W niektórych organizacjach odpowiada również za komunikację z klientami. Natomiast sekretarz wykonuje zadania osobiste kierownika i jest jego głównym asystentem. Przekierowuje połączenia przychodzące do przełożonych, organizuje spotkania, przygotowuje niezbędną dokumentację. Główna różnica między kierownikiem biura a sekretarką polega na tym, że pierwszy jest uważany za kierownika. Podlega on personelowi administracyjnemu, którego pracę musi koordynować pracownik. Natomiast sekretarz nie może pochwalić się takimi uprawnieniami. Jest podporządkowany szefowi i często nie ma prawa do samodzielnego podejmowania decyzji.

Jeżeli kierownikiem biura jest organizator, za wykonawcę uważa się sekretarza. Funkcje pierwszej można podzielić na zarządczą, administracyjną, ekonomiczną, kontrolną i sprawozdawczą. Natomiast obowiązki sekretarzy są znacznie węższe. Ale mimo to wymagania dla nich są bardziej rygorystyczne. Ponieważ sekretarz jest prawą ręką lidera, musi odpowiadać wszystkim wyobrażeniom szefa na temat idealnego asystenta. Dlatego taki pracownik powinien, relatywnie rzecz biorąc, umieć zarówno zaparzyć pyszną kawę, jak i zawiązać krawat. Jeśli chodzi o stanowisko kierownika biura, może go objąć każda wykształcona i towarzyska osoba, która ma umiejętność pracy z komputerem i wie, jak obsługiwać sprzęt biurowy.

Podsumowując, jaka jest różnica między kierownikiem biura a sekretarką.