Η διαφορά μεταξύ διευθυντή γραφείου και γραμματέα.

Κάθε χρόνο ο αριθμός των θέσεων που εισάγουν οι σύγχρονες εταιρείες αυξάνεται σταθερά. Εάν πριν από μερικές δεκαετίες, σχεδόν όλοι οι διοικητικοί εργαζόμενοι ονομαζόταν γραμματείς, σήμερα η λέξη «διευθυντής» έχει γίνει πολύ πιο δημοφιλής λέξη. Αρκεί να προσθέσετε ένα αντίστοιχο πρόθεμα σε αυτό για να καθορίσετε τις ευθύνες του εργαζομένου. Υπεύθυνοι ανθρώπινου δυναμικού, διαχειριστές διαφημίσεων, διευθυντές εξυπηρέτησης πελατών, διευθυντές προώθησης μάρκας, διευθυντές πωλήσεων - αυτή η λίστα μπορεί να συνεχιστεί επ 'αόριστον. Θα μιλήσουμε για ένα επάγγελμα, οι επίσημες λειτουργίες του οποίου για πολλούς είναι μυστικό πίσω από επτά σφραγίδες.

Ορισμοί

Ο διευθυντής γραφείου είναι υπάλληλος της εταιρείας που είναι υπεύθυνος για τις τρέχουσες εργασίες του γραφείου Το Αυτή η θέση είναι διαχειριστική. Ο υπάλληλος γίνεται ένα είδος διαμεσολαβητή μεταξύ του απλού προσωπικού, των προϊσταμένων και μερικές φορές των πελατών. Οι διευθυντές είναι επίσης υπεύθυνοι για τις εργασίες γραφείου, τον εφοδιασμό γραφείου με χαρτικά και άλλα αναλώσιμα, τον έλεγχο της κατάστασης εργασίας του εξοπλισμού και τα διάφορα καθήκοντα γραμματείας. Οι τελευταίες περιλαμβάνουν εγγραφή αλληλογραφίας, τήρηση αρχείων κλήσεων, οργάνωση συναντήσεων, συναντήσεις επισκεπτών κ.λπ. Σε μια μεγάλη εταιρεία, μπορεί να υπάρχουν διάφοροι διευθυντές γραφείων που έχουν ανατεθεί στα τμήματα τους. Η ζήτηση για τέτοιους ειδικούς είναι αρκετά υψηλή. Οι υποψήφιοι για αυτήν την κενή θέση πρέπει να έχουν ικανή ομιλία, δεξιότητες διαχείρισης γραφείου, γνώση Η / Υ και υψηλή ταχύτητα εκτύπωσης και εμπειρία σε διοικητικό έργο.

Ο Γραμματέας είναι υπάλληλος γραφείου με ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων. Είναι ο επικεφαλής βοηθός και δεξί χέρι του αρχηγού. Ο υπάλληλος λαμβάνει τηλεφωνήματα και συναντά επισκέπτες, λύνει οργανωτικά ζητήματα, προγραμματίζει το ωράριο εργασίας του προϊσταμένου και ασχολείται με τις εργασίες γραφείου. Αρκετά υψηλές απαιτήσεις επιβάλλονται σήμερα στους γραμματείς. Πρέπει να είναι υπεύθυνοι, εκτελεστικοί, κοινωνικοί, ακριβείς, να έχουν γνώση Η / Υ και ξένων γλωσσών. Ο όρος «γραμματέας» προέρχεται από το λατινικό «μυστικό». Στην αρχαία Ρώμη, αυτό ήταν το όνομα των αρσενικών εμπιστευτικών. Οι γραμματείς στα βασιλικά δικαστήρια όχι μόνο κατέγραψαν διατάγματα, αλλά επίσης συχνά συγκέντρωναν μεγάλη δύναμη στα χέρια τους. Με την εφεύρεση της γραφομηχανής, το επάγγελμα θεωρήθηκε περισσότερο θηλυκό παρά αντρικό.

Σύγκριση

Κάθε σοβαρή και αρκετά μεγάλη εταιρεία διαθέτει και τις δύο αυτές θέσεις στο προσωπικό της. Ο διευθυντής ελέγχει το έργο του γραφείου και του παρέχει τα απαραίτητα υλικά, παρακολουθεί την κατάσταση της τεχνολογίας και δημιουργεί επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων και του διευθυντή. Σε ορισμένους οργανισμούς, είναι επίσης υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους πελάτες. Ενώ ο γραμματέας εκτελεί τις προσωπικές εργασίες του διευθυντή και είναι ο κύριος βοηθός του. Ανακατευθύνει τις εισερχόμενες κλήσεις στους προϊσταμένους του, οργανώνει συναντήσεις, προετοιμάζει την απαραίτητη τεκμηρίωση. Η κύρια διαφορά μεταξύ ενός διευθυντή γραφείου και ενός γραμματέα είναι ότι ο πρώτος θεωρείται διευθυντής. Είναι υποτελής στο διοικητικό προσωπικό, του οποίου το έργο πρέπει να συντονίζεται από τον υπάλληλο. Ενώ ο γραμματέας δεν μπορεί να καυχηθεί για τέτοιες εξουσίες. Είναι υποδεέστερος του κεφαλιού και συχνά δεν έχει το δικαίωμα να λαμβάνει ανεξάρτητα αποφάσεις.

Εάν ο διευθυντής του γραφείου είναι ο διοργανωτής, τότε ο γραμματέας θεωρείται ο εκτελεστής. Οι λειτουργίες του πρώτου μπορούν να χωριστούν σε διαχειριστικές, διοικητικές, οικονομικές, ελέγχου και αναφοράς. Ενώ οι αρμοδιότητες των γραμματέων είναι πολύ πιο στενές. Αλλά, παρά αυτό, οι απαιτήσεις για αυτούς είναι πιο αυστηρές. Δεδομένου ότι ο γραμματέας είναι το δεξί χέρι του ηγέτη, πρέπει να αντιστοιχεί σε όλες τις ιδέες του αφεντικού σχετικά με τον ιδανικό βοηθό. Επομένως, ένας τέτοιος υπάλληλος θα πρέπει, σχετικά μιλώντας, να είναι σε θέση να παρασκευάσει νόστιμο καφέ και να δέσει γραβάτα. Όσον αφορά τη θέση του διευθυντή γραφείου, μπορεί να αναληφθεί από κάθε μορφωμένο και κοινωνικό άτομο που έχει την ικανότητα να εργάζεται με υπολογιστή και ξέρει πώς να χειρίζεται τον εξοπλισμό γραφείου.

Συνοψίζοντας, ποια είναι η διαφορά μεταξύ διευθυντή γραφείου και γραμματέα.