Forskellen mellem en kontorchef og en sekretær.

Hvert år vokser antallet af stillinger, som moderne virksomheder introducerer, støt. Hvis for et par årtier siden blev næsten alle administrative medarbejdere kaldt sekretærer, er ordet ”manager” i dag blevet et meget mere populært ord. Det er nok at tilføje et tilsvarende præfiks til det for at definere medarbejderens ansvar. HR -ledere, reklamechefer, kundeservicechefer, brand promotion -ledere, salgschefer - denne liste kan fortsættes på ubestemt tid. Vi vil tale om et erhverv, hvis officielle funktioner for mange er en hemmelighed bag syv sæler.

Definitioner

Kontorchef er en medarbejder i virksomheden, der er ansvarlig for kontorets nuværende arbejde. Denne stilling er ledelsesmæssig. Medarbejderen bliver en slags mellemmand mellem almindeligt personale, chefer og undertiden klienter. Lederne er også ansvarlige for kontorarbejde, forsyning af kontoret med papirvarer og andre forbrugsvarer, kontrol over udstyrets arbejdstilstand og forskellige sekretæropgaver. Sidstnævnte omfatter registrering af korrespondance, registrering af opkald, organisering af møder, mødebesøg osv. I en stor virksomhed kan der være flere kontorledere tilknyttet deres afdelinger. Efterspørgslen efter sådanne specialister er ret stor. Ansøgere til denne stilling skal have læsefærdigheder, kontorledelse, færdigheder i pc'er og høj skrivehastighed og erfaring med administrativt arbejde.

Sekretær er en kontorarbejder med en lang række ansvarsområder. Han er chefassistent og højre hånd for lederen. Medarbejderen modtager telefonopkald og møder besøgende, løser organisatoriske spørgsmål, planlægger chefens arbejdstid og beskæftiger sig med kontorarbejde. Der stilles ganske høje krav til sekretærer i dag. De skal være ansvarlige, ledende, omgængelige, præcise, have kendskab til pc og fremmedsprog. Selve udtrykket "sekretær" stammer fra det latinske "hemmelige". I det gamle Rom var dette navnet på mandlige fortrolige. Sekretærer ved de kongelige domstole nedskrev ikke kun dekreter, men koncentrerede også ofte en masse magt i deres hænder. Med opfindelsen af ​​skrivemaskinen kom erhvervet til at blive betragtet som mere feminint end maskulint.

Sammenligning

Enhver seriøs og tilstrækkelig stor virksomhed har begge disse stillinger i sit personale. Lederen kontrollerer kontorets arbejde og forsyner det med de nødvendige materialer, overvåger teknologiens tilstand og etablerer kommunikation mellem medarbejdere og lederen. I nogle organisationer er han også ansvarlig for at kommunikere med klienter. Hvorimod sekretæren varetager lederens personlige opgaver og er hans hovedassistent. Han omdirigerer indgående opkald til sine overordnede, organiserer møder, udarbejder den nødvendige dokumentation. Den største forskel mellem en kontorchef og en sekretær er, at den første betragtes som en leder. Han er underordnet det administrative personale, hvis arbejde skal koordineres af medarbejderen. Mens sekretæren ikke kan prale af sådanne beføjelser. Han er underordnet hovedet og har ofte ikke ret til selvstændigt at træffe beslutninger.

Hvis kontorlederen er arrangør, anses sekretæren for at være bobestyrer. Funktionerne i den første kan opdeles i ledelsesmæssig, administrativ, økonomisk, kontrol og rapportering. Hvorimod sekretærernes ansvar er meget snævrere. Men på trods af dette er kravene til dem strengere. Da sekretæren er lederens højre hånd, skal han svare til alle chefens ideer om den ideelle assistent. Derfor bør sådan en medarbejder relativt set både kunne brygge lækker kaffe og binde et slips. Hvad angår kontorlederpositionen, kan den indtages af enhver uddannet og omgængelig person, der har evnen til at arbejde med en pc og ved, hvordan man håndterer kontorudstyr.

For at opsummere, hvad er forskellen mellem en kontorchef og en sekretær.