الفرق بين مدير المكتب والسكرتير.

كل عام يتزايد عدد الوظائف التي تقدمها الشركات الحديثة باطراد. إذا كان يُطلق على جميع العاملين الإداريين تقريبًا قبل عقدين من الزمن ، اسم السكرتارية ، فقد أصبحت كلمة "مدير" اليوم أكثر شيوعًا. يكفي إضافة بادئة مقابلة لها لتحديد مسؤوليات الموظف. مديرو الموارد البشرية ومديرو الإعلانات ومديرو خدمة العملاء ومديرو ترويج العلامة التجارية ومديرو المبيعات - يمكن متابعة هذه القائمة إلى أجل غير مسمى. سنتحدث عن مهنة ، وظائفها الرسمية بالنسبة للكثيرين هي سر وراء سبعة أختام.

التعاريف

مدير المكتب هو موظف في الشركة مسؤول عن العمل الحالي للمكتب. هذا المنصب إداري. يصبح الموظف نوعًا من الوسيط بين الموظفين العاديين والرؤساء والعملاء في بعض الأحيان. المديرون مسؤولون أيضًا عن أعمال المكتب ، وتزويد المكتب بالقرطاسية والمواد الاستهلاكية الأخرى ، والتحكم في حالة عمل المعدات ومهام السكرتارية المختلفة. وتشمل الأخيرة تسجيل المراسلات ، وحفظ سجلات المكالمات ، وتنظيم الاجتماعات ، ومقابلة الزوار ، وما إلى ذلك. في شركة كبيرة ، قد يكون هناك العديد من مديري المكاتب المعينين لإداراتهم. الطلب على هؤلاء المتخصصين مرتفع للغاية. يجب أن يكون لدى المتقدمين لهذه الوظيفة الشاغرة خطاب مختص ومهارات إدارة مكتبية ومعرفة بجهاز الكمبيوتر وسرعة طباعة عالية وخبرة في العمل الإداري.

السكرتير هو موظف مكتب مع مجموعة واسعة من المسؤوليات. إنه المساعد الرئيسي والرجل الأيمن للقائد. يتلقى الموظف مكالمات هاتفية ويلتقي بالزوار ، ويحل المسائل التنظيمية ، ويخطط لساعات عمل الرئيس ، ويشارك في أعمال المكتب. يتم فرض متطلبات عالية جدًا على الأمناء اليوم. يجب أن يكونوا مسؤولين ، تنفيذيين ، اجتماعيين ، دقيقين ، لديهم معرفة بالكمبيوتر واللغات الأجنبية. مصطلح "سكرتير" في حد ذاته يأتي من "سر" اللاتينية. في روما القديمة ، كان هذا هو اسم المقربين من الذكور. لم يقم الأمناء في المحاكم الملكية بتدوين المراسيم فحسب ، بل غالبًا ما ركزوا قدرًا كبيرًا من السلطة في أيديهم. مع اختراع الآلة الكاتبة ، أصبحت المهنة أكثر أنوثة من كونها رجولية.

المقارنة

أي شركة جادة وكبيرة بما يكفي لديها هذين المنصبين ضمن موظفيها.يتحكم المدير في عمل المكتب ويزوده بالمواد اللازمة ، ويراقب حالة التكنولوجيا ويقيم الاتصالات بين الموظفين والمدير. في بعض المنظمات ، يكون مسؤولاً أيضًا عن التواصل مع العملاء. بينما يقوم السكرتير بتنفيذ المهام الشخصية للمدير وهو مساعده الرئيسي. يقوم بإعادة توجيه المكالمات الواردة إلى رؤسائه ، وتنظيم الاجتماعات ، وإعداد الوثائق اللازمة. الفرق الرئيسي بين مدير المكتب والسكرتير هو أن الأول يعتبر مديرًا. هو خاضع للموظفين الإداريين ، الذين يجب أن يتم تنسيق عملهم من قبل الموظف. في حين أن السكرتير لا يمكنه التباهي بهذه الصلاحيات. إنه خاضع للرأس وغالبًا ما لا يتمتع بالحق في اتخاذ القرارات بشكل مستقل.

إذا كان مدير المكتب هو المنظم ، فيعتبر السكرتير هو المنفذ. يمكن تقسيم وظائف الأول إلى تنظيمية ، وإدارية ، واقتصادية ، ورقابية وتقارير. في حين أن مسؤوليات السكرتارية أضيق بكثير. لكن على الرغم من ذلك ، فإن متطلباتهم أكثر صرامة. نظرًا لأن السكرتير هو اليد اليمنى للقائد ، يجب أن يتوافق مع جميع أفكار الرئيس حول المساعد المثالي. لذلك ، يجب أن يكون هذا الموظف ، نسبيًا ، قادرًا على تحضير قهوة لذيذة وربط ربطة عنق. أما بالنسبة لمنصب مدير المكتب ، فيمكن أن يتخذه أي شخص متعلم ومؤنس لديه مهارة العمل مع جهاز كمبيوتر ويعرف كيفية التعامل مع المعدات المكتبية.

لتلخيص ، ما هو الفرق بين مدير المكتب والسكرتير.